Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

• Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
• Риски доначисления налога на прибыль;
• Необходимость заключения дополнительного договора;
• Работник не получает дополнительного вознаграждения;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной.

Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ).

Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п.

 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора.

А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются.

Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный).

По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было.

Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни.

Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля.

Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
• Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

• Необходимость заключения дополнительного договора;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
• Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
• Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку.

Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п.

 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к.

при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

• Не нужно заключать дополнительный договор;
• Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
• Работник получает дополнительное вознаграждение;
• Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

• Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
• Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
• Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор.

Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации.

Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст.

264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц.

А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст.

264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).

Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо.

То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ.

А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное».

Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации.

Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде.

Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2012/6/6156

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

• информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
• информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

• чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
• расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Компенсация за использование личного автомобиля

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты.

Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом.

Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»Приказ №7о назначении компенсации за использование личного имущества работниковг. Санкт-Петербург 01.08.2018Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

При отсутствии необходимости использовать автомобиль сотрудника на постоянной основе имеет смысл заключить договор на разовое использование автомобиля сотрудника. Такой вариант также является законным. 

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ, работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

• за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
• на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

• при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
• при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
• для мотоциклов  – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

• документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
• расчет компенсации;
• путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
• кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживание, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, которые за него выплачивает работодатель, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

• размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
• компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном); 

Источник: https://tbis.ru/kadry/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

• обосновывающие расчет суммы компенсации;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию? – ПИЛОТОВ.НЕТ

Часто условием приема на работу является наличие личного автомобиля. Понятно, что таким нехитрым способом компании хотят сэкономить на транспорте. Зачем покупать служебный автомобиль, если рынок труда полон работниками с автомобилем, готовыми предоставить этот автомобиль для выполнения служебных задач?

Это не плохо и не хорошо. Главное – это правильное оформление взаимоотношений работника с автомобилем и работодателя, который имеет планы на использование этого автомобиля. Для оформления использования личного автомобиля в служебных целях применяют обычно два способа. Рассмотрим их.

Организация просто использует автомобиль работника, не заключая с ним никаких договоров аренды

Обычно, если работник использует свой личный автомобиль в служебных целях, то есть в интересах работодателя, при условии что работодатель знает об этом и согласен с таким положением дел, работнику могут выплачивать компенсацию, а его расходы на содержание автомобиля и бензин возмещаются.

Обычно размер компенсации за использование автомобиля определяется работодателем и работником самостоятельно, но чаще всего работодатель предлагает компенсацию в соответствии с размерами, установленными в Постановлении Правительства РФ № 92 от 08 февраля 2002 г.

https://www.youtube.com/watch?v=fuscH560T6k

Размеры компенсации, установленные в Постановлении, невелики, кроме того, именно этот размер компенсации установлен как предельный, который может быть отнесен к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, при определении налоговой базы по налогу на прибыль:

• Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см. включительно – 1 200 рублей в месяц;
• Для легковых автомобилей с объемом двигателя большим, чем 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
• Для мотоциклов – 600 руб. в месяц.

Чтобы работнику начала выплачиваться компенсация за транспорт, он должен, во-первых, получить согласие работодателя на использование личного транспорта в служебных целях и, во-вторых, написать заявление.

В заявлении требуется указать, с какой периодичностью личный транспорт работника используется в служебных целях и для исполнения каких именно служебных обязанностей он используется.

Максимальный размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях установлен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 563 от 02 июля 2013 г. (п. 4), и составляет:

• Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 2 400 рублей;
• Для легковых автомобилей с объемом двигателя большим, чем 2 000 куб. см –3 000 руб.;
• Для мотоциклов – 1 200 руб.

Такая компенсация может выплачиваться, например, федеральным государственным служащим, служебные обязанности который подразумевают постоянные разъезды по служебным целям.

Организация использует транспортное средство работника, заключив с ним договор аренды

Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. ст. 632 и 642), различают два вида аренды личного транспорта работника: аренда с экипажем и аренда без экипажа. При аренде с экипажем работник управляет и производит ТО автомобиля самостоятельно, при аренде без экипажа он передает обязанности по управлению и обслуживанию автомобилем в ведение другого водителя.

Если в договоре не установлены другие правила, арендатор, в соответствии с ГК РФ (ст. 646), берет на себя расходы, связанные с содержанием автомобиля, с его страхованием, в том числе страхование ОСАГО, и все расходы, вызванные эксплуатацией автомобиля.

Если заключается договор аренды без экипажа, в договоре страхования автогражданской ответственности будет нужно указать всех лиц, допущенных к управлению арендованным автомобилем.

В договоре аренды необходимо указать условие оплаты собственнику автомобиля всех расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. Только при таком условии и при документальном подтверждении понесенных расходов (чеками, квитанциями и т.п. документами), они будут оплачены собственнику.

Собственнику, заключившему с работодателем договор аренды его автомобиля, следует иметь в виду, что его доходы по данному договору облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 13%.

Если понесенные расходы на техническое обслуживание и ремонт арендованного автомобиля подтверждены финансовыми документами, то компенсационные выплаты, согласно ТК РФ (ст. 188) и НК РФ (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224 и п. 1 ст.

226), не облагаются налогом.

Источник: https://www.pilotov.net/avtomobilnoye-pravo/kak-oformit-ispolzovaniye-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnykh-tselyakh-i-poluchit-kompensatsiyu/

Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Возникает вопрос, как законодательно верно оформить такие отношения в бухгалтерском и налоговом учете? Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓ Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98 Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76 Предприятие в соответствии с Законом обязано возместить сотруднику:

1. За парковку, мойку машины в рабочее время
2. Расходы на бензин, топливо
3. Затраты на ремонт, в случае поломки

Ком­пен­са­цию необходимо вы­пла­чи­вать лю­бо­му ра­бот­ни­ку, ко­то­рый по со­гла­ше­нию с ра­бо­то­да­те­лем ис­поль­зу­ет свой ав­то­мо­биль для слу­жеб­ных нужд.

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

В этом случае сотруднику выплачиваются:

1. фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.
2. компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации. В соответствии со ст.

188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты: — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества; — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2019

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

1. Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
2. Проведения текущего ремонта.
3. Произведенных при эксплуатации иных затрат.
4. Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.

Компенсация работнику за использование личного автомобиля

Бесплатная консультация юриста!

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам: +7 (499) 350-83-27 Москва и Моск. обл. +7 (812) 309-74-39 Санкт-Петербург и Лен. обл. 8 (800) 333-45-16 доб. 947 Бесплатно по всей РФ

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

1. компенсация за амортизацию;
2. возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов.

При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

1. интенсивность эксплуатации машины.
2. уровень износа ТС;
3. срок полезного использования машины;

Выплачиваем работнику компенсацию за — использование автомобиля

Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездк у ст.

188 ТК РФ . Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие сумм ы ст.

188 ТК РФ :

1. возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.
2. компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет.

Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С

Дата размещения статьи: 16.05.2015 Интересующие налогоплательщиков вопросы по указанной тематике были также рассмотрены на конференции, проводимой в г. Симферополе в ноябре 2014 г. (дополнительно см.

запись мероприятия и раздаточный материал по нему по адресу http://www.audar-info.ru/conference). Компенсация за использование автомобиля сотрудника Обосновываем, документально подтверждаем.

Использование с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника предполагает наличие компенсационной выплаты (ст. 188 ТК РФ). Ее размер законодательно не ограничен и определяется соглашением сторон (ст. 421 ГК РФ). Помимо компенсации за использование личного транспорта ст.

188 ТК РФ предусматривает возмещение работнику расходов, связанных с использованием имущества.

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

1. Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

1. Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
2. Работник получает дополнительное вознаграждение.

1. Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
2. Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
3. Необходимость заключения дополнительного договора;
4. Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

амортизацию автотранспорта; оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо); техобслуживание.

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

о марке транспорта работника, годе выпуска; о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации.

Источник: https://152-zakon.ru/kompensacija-za-avtomobil-sotrudniku-organizacii-12444/