Оформление дубликата бухгалтерских документов

1. оригинал был физически испорчен: порван, обгорел или иным образом приведен в состояние, не допускающее его дальнейшее использование;
2. оригинал был утерян или уничтожен;
3. на предприятии в силу каких-либо обстоятельств произошла массовая утрата трудовых книжек;
4. в документ была внесена признанная впоследствии недействительной запись об увольнении сотрудника или переводе его на другую работу.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Оформление дубликата документа

В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае заверять каждый лист не надо, а достаточно проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа.

Оформление копий документов и их выдача

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.

30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Рекомендуем прочесть:  Программа молодая семья действует до какого года

Оформление и выдача копий документов

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют.

Прежде всего производят проверку по фopмeJ в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа.

Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Оформление бухгалтерских документов

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя.

Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см.

На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо видео

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с пла­ном контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйствен­ного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К пла­новым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвента­ризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Порядок оформления бухгалтерских документов

Процедура выдачи дубликата документа иногда может быть несколько осложнена из-за отсутствия в организации документальной информации, подтверждающей факт выдачи утраченного документа. Такое бывает в случаях передачи дел организации в государственный, муниципальный или ведомственный архив.

Копии, выписки, дубликаты документов

Подписанный реестр является основанием для выставления акта и счета-фактуры по услуге «Дубликаты бухгалтерских документов». Если вы оплачивали услуги Компании «ПЭК» в Москве, то копию счет-фактуры мы отправим вам в ближайший рабочий день по электронной почте.

Не забудьте указать свой адрес электронной почты при оформлении. Если вы не оставили свой электронный адрес, необходимо прислать его нам на почту: [email protected] .

На грузы, оплаченные в офисе Компании «ПЭК» в Москве и выданные в филиалах, оригиналы бухгалтерских документов (акт об оказанных услугах и счет-фактура) представитель клиента может получить в офисе «Москва Восток» по будним дням с 10:00 до 19:00 (при наличии доверенности на получение бухгалтерских документов). Если вы находитесь за пределами Москвы, оригиналы вышеуказанных бухгалтерских документов мы можем отправить по почте.

Рекомендуем прочесть:  Документы для развода при наличии детей

Как правильно оформить дубликат документа

— причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н);

Налоговые последствия утраты документов

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Подлинник, копия, дубликат

Если вы не оставили свой электронный адрес, необходимо прислать его нам на почту: .

На грузы, оплаченные в офисе Компании «ПЭК» в Москве и выданные в филиалах, оригиналы бухгалтерских документов (акт об оказанных услугах и счет-фактура) представитель клиента может получить в офисе «Москва Восток» по будним дням с 10:00 до 19:00 (при наличии доверенности на получение бухгалтерских документов). Если вы находитесь за пределами Москвы, оригиналы вышеуказанных бухгалтерских документов мы можем отправить по почте.

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия).

Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц.

На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Источник: https://corona-tv.ru/zhilishhnye-voprosy/oformlenie-dublikata-buhgalterskih-dokumentov

Восстановление первичных документов

Часто бывают такие ситуации, что заказчик принял документы, поставил подписи и направил заказчику, а заказчик теряет данные документы. В данном случае встает вопрос, насколько правомерна процедура восстановления первичных документов. Для того чтобы разобраться в данном вопросе, необходимо определить для начала понятие первичных документов.

Определение 1

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Для того чтобы восстановить документ, необходимо после реквизита «Подпись» поставить:

• надпись «Верно» (непосредственно подтвердив печатью или штампом);
• инициалы и должность лица, который заверил данную копию;
• подпись данного должностного лица;
• дата.

Чтобы начать процедуру восстановления документов, отражающие факты хозяйственной деятельности, необходимо приступить к внутреннему расследованию причин пропажи документов в организации и восстановлению.

Для того, чтобы начать внутренне расследование, сотрудник, который обнаружил пропажу должен написать служебную записку. На основании данной записки составляется приказ о назначении комиссии, которая будет расследовать пропажу.

Результаты работы данной комиссии необходимо оформить актом.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Замечание 1

Если в процессе работы данной комиссии утерянные первичные документы потребует налоговая инспекция, то на основании НК п.3 ст.93, можно увеличить срок предоставления документов.

Создание комиссии, подтверждённое документально будет обоснованием для продления срока.

В случае, если по результаты работы комиссии документы не смогут обнаружить, и организация не сможет подтвердить хозяйственные операции бухгалтерского и налогового учета, предприятию может грозить ответственность.

Налоговые последствия утраты документов

Судебные процессы подтверждают, что первичку и счета-фактуры могут заменить копии. В том числе если утеряны счета-фактуры для целей принятия НДС к вычету в результате пожара или кражи ВАС РФ, подтвердил, что право на вычет можно получить копиями счетов-фактур.В случае, если компания не смогла обеспечить сохранность первичных документов, ей за это грозит штраф.

Замечание 2

Согласно ст.120 НК РФ грубое нарушение правил учета расходов и доходов штраф составляет 10 000 рублей, 30 000 рублей, но не менее 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налога.

В статье 126 НК РФ за каждый непредставленный документ штраф составляет 200 рублей. Помимо этого, должностное лицо, которое ответственно за хранение первичных документов может быть привлечено к ответственности согласно ст. 15.

11. Штраф составляет от 2000 -3000 рублей.

Первичные документы используются для того, чтобы можно было учесть затраты при налогообложении прибыли. Копии первичных документов сканированные или факсимильные не могут подтверждать расходы. Но в случае, утраты «первички» оформленная должным образом копия первичой документации может должным образом подтвердить расходы.

Процедура восстановление первичных документов

При восстановлении утраченной первичной документации процедуру целесообразно разделить на несколько этапов:

1. Создание комиссии, которая будет заниматься причинами утраты документов. Руководитель издает приказ о назначении данной комиссии.

   При необходимости в комиссию можно включить представителей следственных органов. Результатом работы данной комиссии является акт, в котором фиксируется причина утраты и документы, которые были утеряны.

   Перечень определяется по результатам инвентаризации в организации.

   Инвентаризация проводится в том числе если произошло стихийное происшествие, пожар или прочие бедствие. В случае, если данное происшествие произошло, необходимо это подтвердить соответствующими документами (документы противопожарной службы, органов внутренних дел и справкой коммунальщиков).

2. Необходимо подготовить дубликаты документов, которые были утрачены. Эта процедура возможна в случае, если утерянный документ был издан самой компанией (например акты премирования, акты, выполненных работ и пр.)

3. Запросить дубликат у контрагента. В случае, если были утеряны первичные документы, подтверждающие затраты (счет-фактуры, накладные и т.д), то первичные документы необходимо запросить повторно. При этом очень важно, чтобы контрагент правильно оформил копию документа, в противном случае он не будет являться подтверждение затрат при налогообложении.

4. Составление акта о невозможности восстановления первичного документа. В случае, если первичные документы невозможно восстановить, то ответственному сотруднику необходимо это зафиксировать в акте. При этом необходимо указать не только перечень документов, которые невозможно восстановить, но причину, по которой это невозможно сделать.

Пример 1

Одним из примеров невозможности восстановления документа, выступает отказ в предоставлении контрагентом копии документа в случае прекращения деятельности данного юридического лица. В судебных делах на практике суд может посчитать, что компания предприняла меры по восстановлению документа. Но для этого необходимо подтвердить факт запроса.

Бухгалтерский учет в обязательном порядке ведется на любом предприятии вне зависимости от его организационно-правовой формы и сферы деятельности, поэтому сохранность первичных документов является одной из форм, подтверждающая достоверность бухгалтерского учета организации.

Ведение бухгалтерского учета регламентируются законами, нормативными актами и положениями по бухгалтерскому учету, в том числе и формирование, и хранение первичных документов.

Ответственность сохранность первичных документов несет ответственное лицо, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011».

В случае, если данные утеряны, то необходимо в обязательном порядке согласно регламенту, начать процедуру восстановления.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/vosstanovlenie_pervichnyh_dokumentov/

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
2. Почему нужно уничтожать документы;
3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

• Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
• Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
• Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
• Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

• Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
• Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
• Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения	Сроки
Для целей бухучета	Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учета	Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организации	На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
2. Бухгалтерская отчетность.
3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

1. Составление реестра всей документации архива.
2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
3. Составление акта на утилизацию.
4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

• Пожар;
• Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
• Наводнение;
• Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov/

Дубликат договора, образец

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Подлинник официального документа это «первый или единичный экземпляр официального документа».

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.

30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

полная копия;

выписка;

отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе.

В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя.

Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Верно

Начальник канцелярии       Н.М.Сергеева

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил. 33.

Отпуск это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату.

На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник.

Что такое дубликат документа

При этом не следует отождествлять запись в реестре со свидетельством о государственной регистрации права, которое утрачивает свою актуальность по существу на следующий день после выдачи. Наличие свидетельства только подтверждает проведенную регистрацию в соответствии с указанной в ней датой.

Ответ, является ли собственником лицо, предъявившее свидетельство, можно найти только в ЕГРП (Государственная регистрация прав на недвижимость: Проблемы регистрационного права. С. 201.) 4.

«В настоящее время документом, подтверждающим право собственности на квартиру, является Договор безвозмездной передачи жилого помещения в собственность граждан в порядке приватизации и Свидетельство о государственной регистрации права.

В случае их утраты Вы можете обратиться в Управление Федеральной регистрационной службы по Омской области для получения Справки о содержании правоустанавливающего документа, Выписки из Единого государственного реестра прав, а также повторного Свидетельства» . 5. Дубликат договора приватизации — в департаменте жилищной политике. 6.

«Вы можете получить дубликат договора приватизации в Центре приватизации» 7. « Учитывая положения п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.07. 1997 года № 122-ФЗ “О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним” к компетенции Управления Федеральной регистрационной службы по Курганской области (далее — Управление) не относится выдача дубликатов документов.

Для получения дубликата договора приватизации, Вам необходимо обратиться в тот орган, который выдал Вам данный договор.

В случае, если ранее на основании договора приватизации регистрирующим органом была проведена государственная регистрация права собственности, и в дело правоустанавливающих документов был помещен подлинный экземпляр данного договора, Вы можете обратиться в Управление с заявлением о выдаче его копии. На основании п. 3 Инструкции о порядке выдачи правообладателям по их заявлениям в письменной форме копий договоров и иных документов, выражающих содержание односторонних сделок, совершенных в простой письменной форме, утвержденной Приказом Минюста России от 25.05.2004 N 107, для получения копии договора в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, представляются помимо заявления: •документ об оплате выдачи копии договора; •документ, подтверждающий полномочия представителя действовать от имени н

Как оформить дубликат договора

В том случае, если произошла утеря или порча договора, всегда есть возможность оформит его дубликат. Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Правила оформления дубликатов договора

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Помните, что вы несёте ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем — утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдаётся заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

Количество преступлений в России

Источник: https://buh-experts.ru/dublikat-dogovora-obrazec/