Как подписывать папки с документами

Как подписать папку с документами образец – Управление персоналом

Как подписывать папки с документами

Инструкция 1 Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами.

Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2 На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия.

Помимо этого правильное ведение архива позволяет решать целый комплекс проблем с организацией, управлением и сохранностью архива.

Таким образом вопрос ведения отчетности чрезвычайно важен.
В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.

Важно

В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря.

В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов.

Как подписать папки с документами

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г.
утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Как подписать папку с входящими документами

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.
  • Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  • Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

    Оформляем дела на постоянное хранение

    На что стоит обратить внимание:

    • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    • граница от края листа составляет 1,5-2 см
    • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

    Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

    Flylady_ru

    Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

    • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
    • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
    • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

    Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема : Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема

    • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

    Делопроизводство: принципы создания архива

    • Входящие документы
    • Организация документооборота на предприятии
    • Совет 1: Как оформлять исходящую документацию
    • Лекция 1 (Этапы работы с документами

    Входящие документы Регистрируемые делятся на два потока: Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; в адрес структурных подразделений. первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

    https://www..com/watch?v=5si-YoCM9kg

    При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

    передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение). Подготовленный проект исходящего представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

    Как подписать папку с документами

    Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

    Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

    Какими нитками сшивать документы?

    • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
    • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

    Как подписать папку с документами образец

    • : Как прошивать документы?
    • Как сшить документы на уголок: схема
    • : Как сшить документы?
    • Сшивание документов скрепкой степлера
    • : Как правильно прошивать документы?
    • Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
    • Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
    • Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
    • Как прошить тетрадь учета: образец
    • : Как ИП прошить документы?
    • Прошивка документов для архива
    • : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
    • Как прошить папку с документами?
    • : Подшивка дела
    • Как сшить дело?
    • : Подшивка дела (1-й вариант).
    • : Подшивка дела (2-й вариант)

    Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

    Как правильно подписать папку с документами

    Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

    • иглы с нитью подходящей толщины
    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Источник: http://tr777.ru/kak-podpisat-papku-s-dokumentami-obr/

    Подписать папку с документами образец

    Как подписывать папки с документами

    По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

    К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

    Документы по зарплате

    На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

    В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.

    Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

    Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

    Прошивать или не прошивать?

    Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

    1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
    2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел.

    Оформление обложки дела, регламент и примеры

    Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их:

    Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня. Он обязателен для всех организаций.

    Обложка дела, оформленная в соответствии с Правилами-2015

    Продолжим перечислять документы, обратите внимание на перечисленные ниже. Они все тоже содержат примеры обложек дел, но а) являются обязательными только для тех ведомств, для которых разработаны, и б) в двух слчаяхиз трех утверждены раньше, чем появились Правила-2015:

    • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г.

    №76, могут быть полезны в работе приложение №11, №12, №13, №24).

  • Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2016 г.
  • Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

    Накладные, акты и счета-фактуры

    Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно.
    Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

    Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ.
    По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

    К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

    Документы по зарплате

    На каждого сотрудника компании следует завести личное дело.

    В диалоговом окне Параметры наклейки задайте необходимые значения и нажмите кнопку ОК.

    1. Тип принтера, который используется для печати наклеек

    2. Изготовитель листов наклеек

    3. Число, соответствующее номеру продукта, указанному на пачке листов наклеек

    Номер продукта моих листов наклеек не соответствует ни одному из вариантов в диалоговом окне Параметры наклейки

    Наклейки можно напечатать, но для этого необходимо выполнить настройку:

    1. Измерьте наклейки на листе и запишите их размеры, а также количество наклеек на одном листе.

      Примечание: Наклейки необходимо измерять точно.
      Размер наклейки, указанный изготовителем, может быть слегка меньше фактического размера.

    Как подписать папку с документами образец сбоку

    Теперь вместо кнопки «Обзор…» появились другие кнопки. Мы можем выбрать другой список или изменить выбранный. После выбора списка, в наклейках появились кавычки для текста.Когда закончили работу со списком, нажимаем кнопку «Далее.
    Разработка наклеек». Третий шаг.

    На этом этапе мы должны выбрать, какую информацию и в каком виде мы будем размещать на наклейках. Мы на своих наклейках будем писать адреса, п.э. мы выбираем «Блок адреса».

    В появившемся диалоговом окне выбираем, как будет написан адрес на наклейках, форматировать адрес в соответствии со страной доставки, подобрать поля, выбрать — в каком формате написать имя получателя, др.

    В разделе «Просмотр» можем посмотреть каждый адрес, двигая стрелки.Когда все сделали, нажимаем кнопку «ОК». В первой ячейке появились такие слова – это команда для компьютера, какую информацию печатать. Теперь мы переносим эту информацию для всех наклеек.

    Для этого нажимаем кнопку «Обновить все наклейки».Теперь такая надпись появилась во всех наклейках. Нажимаем кнопку «Далее. Просмотр наклеек». Четвертый шаг. Вверху стрелками можем перемещать наклейки, если их много и они расположены на нескольких страницах. На этом этапе можно ещё раз изменить список получателей.

    Если все готово, все устраивает, нажимаем кнопку «Далее. Завершение слияния». Шестой шаг. Здесь можно изменить наклейки. Или нажать на «Печать». Получились такие наклейки. Распечатываем их на клейких листах.

    Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.

    • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем.

    Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

    Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема : Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема

    • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

    Оформление обложки дела: важна каждая деталь

    Как подписывать папки с документами

    Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

    Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела.

    Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

    Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

    Как происходит формирование дел

    Процедура формирования дел происходит в три этапа:

    согласно утвержденной номенклатуре дел исполненные документы распределяются по делам;

     

    внутри дела документы располагаются в определенной последовательности (тематической, хронологической, по субъектам дела и т.д.);

     

    обложка дела оформляется согласно установленному порядку.

    Если на предприятии действует централизованная форма делопроизводства, то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

    От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела. Поэтому стоит напомнить эти правила:

    1. В дело группируются деловые бумаги за один календарный год. Исключение составляют судебные и личные дела, а также деловые бумаги выборных органов.
       
    2. Деловые бумаги постоянного и временного срока хранения распределяются по разным делам. Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело.
       
    3. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги. (Разного рода черновики, временные копии, проекты, а также бумаги, подлежащие возврату, в состав дела не включаются).
       
    4. Оформление каждого компонента дела регламентируется правилами, закрепленными федеральными, региональными и локальными нормативными актами.
       
    5. Инициативные письма (запросы) и ответы на них, сопроводительные письма и приложения к ним должны хранится в одном деле.
       
    6. Объем завершенного дела составляет не более 250 листов. Минимальный объем папки не ограничен. Если количество бумаг больше, то дело делится на тома и части.
       
    7. Существует несколько вариантов сортировки компонентов дела:
      • хронологический (по порядку регистрационных номеров);
      • алфавитный (по фамилиям заявителей, личные карточки сотрудников, анкеты, сводки, отчеты из разных подведомственных структур);
      • тематический (по рассматриваемым вопросам).

    Как документы группируются в дела

    Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

    Распорядительные документы группируются в отдельные папки согласно их виду: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения). Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т.д.

    Как известно, приказы бывают трех типов: по личному составу, по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Каждый тип приказа формирует отдельное дело.

    Протоколы заседаний группируются в папки по критерию авторства протокола (коллегия, совещание, совет директоров и т.д.), внутри папки они сортируются по дате и порядковому номеру.

    Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов.

    Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним.

    Обратите внимание, что планы и отчеты группируются в папки согласно их содержанию, а не времени разработки и утверждения. Поясним на примере:

    Отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, должен быть подшит в дело 2016 года, а не 2017-го.

    План на 2017 год, составленный в 2016 году, – в дело 2017 года.

    Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана – к последнему году его действия.

    Порядок расположения компонентов отчета является систематическим.

    Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки. Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке.

    Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может – вместе с другими бумагами по данному вопросу.

    Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за 2017 год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

    Переписка также составляет отдельный блок документации. Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних.

    Справка

    Личные дела имеют свою особую последовательность расположения составляющих компонентов:

    1. внутренняя опись компонентов дела;
    2. заявление о приеме на работу;
    3. анкета;
    4. автобиография;
    5. документы, подтверждающие образование;
    6. выписки из распорядительных документов о назначении;
    7. дополнительные материалы (справки и другие бумаги).

    Трудовые договорыи личные карточки формируются в отдельные дела и не включаются в личные дела. Порядок сортировки договоров внутри папки – алфавитный.

    Документы подведомственных организаций, которые поступили в вышестоящую структуру, формируются в отдельные дела. Для каждой организации – своя папка.

    Другой вариант – деловые бумаги одного вида, относящиеся к подведомственным структурам, группируются в отдельную папку. Примером может служить папка годовых отчетов филиалов о реализации товара.

    Подробнее обо всех тонкостях и нюансах формирования дел и группировки деловых бумаг в папках читайте в статье Правила формирования дел.

    Как оформляется обложка дела

    Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела. В обязательном порядке обложка должна содержать:

    Название структурного подразделения;

    Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

    Срок хранения. Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: “Хранить постоянно”

    Количество листов дела. Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящимся внутри папки);

    Крайние даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой).

    Справка

    Обратите внимание

    1. Организация или отдел за период, к которому относятся бумаги, входящие в состав дела, могла изменить свое наименование. В таком случае старое наименование компании заключается в скобки, а под ним дается новое наименование.

       

    2. Иногда возникает необходимость в качестве приложения включить в состав папки бумаги, выходящие за крайние даты. В таком случае, под строкой “Крайние даты” делается следующая запись: «в деле имеются документы за… год(ы)».

       

    3. Если папка содержит годовые планы или отчеты, то в ее заголовке уже будет указание на год. В таких папках даты могут не указываться.
       
    4. Обычно на обложку дела переносится заголовок, взятый из номенклатуры дел предприятия.

      Если возникает необходимость, в него могут быть внесены уточнения (номера протоколов или приказов).
       

    5. В том случае, если дело состоит из нескольких томов или частей, то общий заголовок должен присутствовать на каждом томе.

       

    6. Если в папке содержатся копии деловых бумаг, то в заголовке должно быть это указано. Специальных указаний на подлинность деловых бумаги делать не следует.

       

    7. Если дела, сформированные на вашем предприятии, впоследствии будут переданы в государственный или муниципальный архивы, то на обложке дела необходимо предусмотреть место для названия того архива, в который бумаги будут переданы.
       
    8. Формирование дел и оформление обложки осуществляется после окончания того календарного года, в который они были созданы. Передача дел в архив предприятия происходит в соответствии с описью дел.

    Подробнее о том, как подготовить дело для передачи в архив организации, с примерами оформления и ответами на частые вопросы читайте в статье: “Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел”

    Скачать чистый бланк >>>

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211069-oformlenie-oblojki-dela-17-m9

    Как подписать папку с документами

    Как подписывать папки с документами

    Как подписать папку с документами

    Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.

    Комплектование включает в себя определение:

    Советует делопроизводитель

    Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

    Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

    Как упорядочить документы. Основные этапы Этап 2.

    Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

    Этап 3.

    • На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
    • Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

    Эта процедура необязательна.
    Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

    Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

    Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

    О хранении документов в архивах написано тут.

    pommp.ru

    Название папок с документами шаблон

    Ученик Александра Фридмана.

    Прошивать или не прошивать?

    Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках.

    Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

    1. Документы кладутся в твердую обложку.

    Как подписывать папки с документами

    Для этого необходимо расположить их по группам

    • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
    • Сшиваем
    • Оформляем сопроводительную надпись.
    • Готовим внутреннюю опись.
    • Заверяем готовое дело

    Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

    • упустить этап систематизации документов
    • распределить документы без нумерации
    • возможна подача документов без заверительной надписи

    Прошитые документы заверяются Этап 1:

    • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
    • Делаем проколы.
    • Структура папок внутренних документов не должна повторять существующие классификации, которые у нас уже используются для карточек, например, по видам внутренних документов, по грифам доступа, по вопросам деятельности, подразделениям и организациям (нет смысла дублировать одинаковую информацию на разных реквизитах и заставлять пользователей заполнять ее дважды).

    Если у нас уже есть вид внутреннего документа «Договор аренды», то зачем делать такую же папку «Договоры аренды». Проще сделать одну папку на все виды договоров и назвать ее «Договоры».

    • Папки должны называться понятными для всех сотрудников организации терминами (чтобы уменьшить ошибки при создании и поиске документов).

    Рассмотрим структуру папок внутренних документов, которая присутствует в демо-версии 1С:Документооборот КОРП в релизе 2.0.11.1.

    Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

    Как оформить архивный переплет дела?

    В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

    Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.

    Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.

    Папки-скоросшиватели

    В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.

    Короба

    Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

    Как подшить документы в папки

    Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории).
    Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху.

    Как подписать папку с документами красиво

    Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

    • составить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель;
    • подшить (переплести) дело;
    • пронумеровать листы дела;
    • оформить обложку дела.

    Как красиво подписать папку с документами

    Форма архива: от папок до стеллажей Любая работа по организации начинается с подготовки, поэтому изначально следует определиться, как вы будете хранить бумаги? В традиционных папках, лежащие в ящиках столов, или вы используете стеллажи для папок? Если вы только начинаете работать и приобретаете оборудование, следует определиться, хватит ли размеров стола для ожидаемого объема бумаг? Как подписывать папку? Каждая папка, где бы она ни хранилась, должна помечаться этикетками, в которые можно записывать год (если ведутся документы по годам) или какой-нибудь определенный код.

    Как подписать папку с документами сотрудников

    Каждая категория размещается в разных полках.

    Источник: http://advokat-kramarenko.ru/kak-podpisyvat-papki-s-dokumentami/

    Оформление обложки дела — Отличный секретарь

    В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив. При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела.
    Именно ей и посвятим эту статью.

    Источник: https://plbarber.ru/kak-podpisat-papku-s-dokumentami/

    Папки в бухгалтерии

    Как подписывать папки с документами

    Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

    Что и где хранить

    Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

    Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.

    Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

    Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

    https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

    Каждую папку с документами следует подписать, например:

    ООО «Солнышко»

    СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

    3 квартал 2014 года

    На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

    В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

    Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

    Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

    Кассовые документы

    Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.

    Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

    Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

    Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

    Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

    Мир адвоката
    Добавить комментарий